يعتبر مجال طباعة فواتير الشركات من أهم المجالات التي لا تستغني عنه أي شركة سواء كانت صغيرة أو كبيرة. لذلك يجب أن يكون لها تصميمات مميزة ومبتكرة لتعطي انطباع جيد عن حالة الشركة بشكل عام.
ولأن شركة ايرس للدعاية والإعلان تعلم جيدًا أهمية وجود فواتير الشركات بتصميمات مميزة وجذابة، فإن شركة ايرس للدعاية والإعلان في مقدمة جميع الشركات الأخرى في تقديم تصميمات عصرية لا مثيل لها في مجال طباعة الفواتير وبجودة ودقة عالية وبأرخص الأسعار.
والآن دعنا نتعرف سويًا على ما هي فواتير الشركات وأنواعها، وما الغرض منها والمعلومات التي يجب أن تتضمنها؟
ما هي فواتير الشركات؟
إن فواتير الشركات هي عبارة عن وثيقة تسجل حركة البيع بين الشركات وعملائها، ويكون موضح بها السلع المباعة أو الخدمات المقدمة إلى العملاء وأسعارها.
ذلك بالإضافة إلى توضيحها لأي رسوم أخرى أو ضرائب تفرض على هذه السلع أو الخدمات المقدمة.
فهي تعد بمثابة اتفاق قانوني بين الطرفين يوضح كافة شروط البيع بشكل واضح ومبسط.
ولا تعود منفعة طباعة فواتير الشركات على أحد الأطراف دون غيره، إنما تعود بالنفع على الطرفين. فبالنسبة للشركات فهي تساعدها على تتبع حركة المبيعات وتتبع شؤونها المالية.
أما بالنسبة للعملاء فهي تساعدهم في معرفة سعر المنتجات أو الخدمات التي حصلوا عليها، ومعرفة كذلك كافة الرسوم المضافة إلى تكلفة المنتج أو الخدمة.
أنواع فواتير الشركات
قبل البدء في طباعة فواتير الشركات عليك أولًا معرفة أنواع هذه التأشيرات، ومن ثم تحديد النوع المناسب لعملك وطباعته.
حيث تتوافر عدة أنواع من فواتير الشركات، وهذه الأنواع تتمثل في:
- فاتورة المبيعات القياسية: يستخدم هذا النوع في المعاملات القياسية بين الشركات وعملائها. حيث يستخدم في حال حصول العميل على أحد منتجات أو خدمات الشركة، ويعد هذا النوع من الفواتير هو الأكثر استخدامًا.
- الفواتير الأولية” فواتير الطلب”: هي عبارة عن فواتير ترسل إلى العملاء قبل تسليم المنتج أو الخدمة، لتوضح التكلفة الأولية للمنتجات أو الخدمات التي يرغب العميل في الحصول عليها. ويستخدم هذا النوع من الفواتير لتأمين عملية الدفع مقدمًا.
- الفواتير التجارية: يستخدم هذا النوع من الفواتير في عمليات التجارة الدولية. حيث يتمثل دوره في توضيح كافة المعلومات اللازمة عن المنتجات المراد شحنها، من: نوع، وعدد، وتكلفة، ومواصفات.
- فواتير الائتمان: يستخدم هذا النوع من الفواتير في حال إرجاع العميل لأحد المنتجات المباعة. ويتضمن هذا النوع معلومات متعلقة بعملية البيع الأولى وأسباب إرجاع المنتج.
- الفواتير المتكررة: يتضمن هذا النوع من فواتير الشركات نفس المعلومات الواردة في الفواتير القياسية، إلا أن استخدام هذه الفواتير يكون في حال حصول العميل على إحدى الخدمات بشكل متكرر، مثل: تجديد الاشتراك الشهري في إحدى الباقات، مما يعني أن هذه الفواتير يجرى استخدامها بشكل متكرر.
الغرض من طباعة فواتير الشركات
إن الغرض الأول من طباعة فواتير الشركات يتمثل في: أن تكون بمثابة سجل تفصيلي يوضح حركة البيع بين الشركات وعملائها.
حيث توضح هذه الفواتير سعر المنتج أو الخدمة، والرسوم المضافة وأي تفاصيل أخرى تخص المعاملة التجارية.
وإضافة إلى ذلك، فإنها يمكن أن تستخدم في أغراض أخرى، مثل:
- توثيق عمليات البيع: حيث تعد الفاتورة بمثابة عقد قانوني يجمع بين الشركة والعميل، ويحدد جميع الشروط الواجب الالتزام بها من قِبل الطرفين. ذلك بالإضافة إلى توضيح كافة المعلومات الخاصة بعملية البيع، مما يوفر للعميل فهمًا واضحًا للسلع والأسعار المذكورة داخل الفاتورة.
- تسهيل عمليات الدفع: توضح الفاتورة كافة المستحقات التي يجب على العميل سدادها، مما يمكن الشركات من تتبع المبيعات وإدارة الشؤون المالية. كما أنها تعد سجل للأموال الواردة إلى الشركات، مما يمكنها من تحديد حجم الضرائب المستحقة. ذلك إلى جانب توضيحها للعميل المبلغ الذي عليه سداده.
- تتبع الضرائب: حيث تساعد هذه الفواتير الشركات في إعداد التقارير الضريبية.
- التواصل الجيد مع العملاء: حيث تمثل الفواتير سجل يوضح كافة المستحقات التي على العميل سدادها. مما يمنع وقوع أي سوء فهم في المعاملات بين الشركة والعميل.
- الاحتفاظ بالسجلات: تعد الفواتير بمثابة مرجع لكل من العميل والشركة يمكن الرجوع إليه في حال الحاجة إلى مرجعة عملية البيع أو الشراء أو عند حاجة العميل لإرجاع أو استبدال المنتج الحاصل عليه.
ما المعلومات التي يجب أن تتضمنها الفاتورة؟
هناك عدد من المعلومات الهامة التي عادةً ما يتم تسجيلها اثناء تصميم فواتير الشركات، وهذه المعلومات تتمثل في:
- رقم الفاتورة: هو عبارة عن رقم تسلسلي فريد، حيث يجب ألا يكون هذا الرقم مستخدم في أي فاتورة أخرى. وتتمثل أهمية هذا الرقم في: تتبع عملية البيع، والرجوع إليها بسهولة بعد ذلك.
- تاريخ البيع: يعد من المعلومات الهامة التي يجب أن تتضمنها الفواتير، حيث يوضح تاريخ سداد العميل للمستحقات المدفوعة. ذلك بالإضافة إلى تحديد تاريخ إمكانية إرجاع المنتج أو تبديله في حال كان لدى الشركة سياسة استرجاع أو تبديل.
- اسم وعنوان كُلًا من البائع والعميل: يعدا من البيانات الهامة التي تمكن كلى الطرفين من التواصل مع بعضهما البعض.
- وصف السلعة أو الخدمة المقدمة: حيث يساعد ذلك كلًا من الشركة والعميل في تحديد المنتجات أو الخدمات بسهولة ومعرفة سعرها ومواصفتها التفصيلية.
- المبلغ الإجمالي: يعد من العناصر الأساسية التي يجب تضمينها في الفاتورة، حيث يساعد كلًا من البائع والعميل في معرفة المبلغ المدفوع بسهولة.
- شروط وطرق الدفع.
- المعلومات الضريبية: يوضح هذا القسم الضرائب المضافة إلى القيمة الحقيقة للمنتج أو الخدمة المقدمة.
- معلومات الشحن: في حال كان هناك خدمة شحن للمنتجات، ففي هذه الحالة يضاف هذا القسم ليوضح للعميل تكلفة عملية الشحن وتفاصيلها.
- مكان التوقيع: هو مكان مخصص لتوقيع العميل، وبمجرد توقيع العميل لهذا القسم، فإن ذلك يعني موافقته على جميع التفاصيل الواردة في الفاتورة.
شركة ايرس للدعاية الإعلان
شركة ايرس للدعاية والإعلان هي من أهم الشركات التي تسعى دائمًا إلى تقديم أفضل خدمات الطباعة في مصر والوطن العربي.
ووصلنا إلى مستوى عالي من الاحتراف في تقديم تصميمات مميزة وبجودة عالية ومطبوعة على أفضل الخامات وفي أقل وقت ممكن.
فشركة ايرس للدعاية والإعلان تتبنى منهجية عمل تعتمد بشكل أساسي على التخطيط الجيد للمشروع بجميع اتجاهاته. لتقديم وتنفيذ أفضل الحلول والتصميمات التي تساعد في نجاح شركتكم وعمل التسويق الجيد لها.
وذلك من أجل جذب أكبر عدد ممكن من العملاء وزيادة نسبة المبيعات والأرباح.
فهدفنا هو الوصول إلى رضاكم ونجاحكم من خلال الخدمات المميزة التي نقدمها في مجال الدعاية والإعلان.
كما أن شركة ايرس هي شركة متخصصة في تصميم الإعلانات الخاصة بالشركات والمؤسسات ويمكنها تقديم الخدمات الاستشارية فيما يتعلق باتجاه النشاط الإعلاني للمؤسسات والشركات وإصدار أحدث الأخبار عن منتجاتهم في جميع الصحف والمجلات ووسائل الإعلان المختلفة.
إن أهم ما يميز شركة ايرس للدعاية والإعلان هو اعتمادها على فريق عمل كامل مميز من المهندسين والمصممين ممن يتوافر لديهم قدر كبير من الخبرة والإبداع في كل الأقسام ويضعوا في الاعتبار جميع جوانب متطلبات العملاء من أجل تقديم مطبوعات بشكل مميز يرضى الجميع.
